ChatGPTで議事録は作れる？仕事の時短にも役立ちます
「会議の議事録をまとめるのに時間がかかる…」
「メモを取ったけど、あとで見返すと何を書いているかわからない…」
「もっと効率よく議事録を作れたらいいのに。」
そんなふうに感じたことはありませんか？
議事録は会議の内容を正確に残す大切な仕事ですが、意外と時間がかかる作業ですよね。
そんなときに頼りになるのがChatGPTです。
会議のメモや文字起こしした内容を入力するだけで、読みやすく整理された議事録を作成するサポートをしてくれます。
もちろん、最終的な確認は自分で行う必要がありますが、ゼロからまとめるよりも作業時間を大幅に短縮できますよ。
この記事では、ChatGPTを使った議事録作成の方法や活用例、仕事で使うときのポイントを初心者の方にもわかりやすく解説していきます。
ChatGPTで議事録は作成できる？
結論から言うと、ChatGPTは議事録作成のサポートがとても得意です。
会議中に取ったメモや文字起こししたテキストを入力すると、内容を整理して読みやすい議事録としてまとめてくれます。
たとえば、
- 会議の内容を時系列で整理する
- 決定事項だけをまとめる
- 担当者ごとにタスクを整理する
- 箇条書きで見やすくまとめる
このような作業を短時間で行えます。
議事録作成に時間を取られている方にとって、心強いサポート役になってくれますよ。
ChatGPTは議事録作成のサポートが得意
ChatGPTは文章を要約したり、情報を整理したりすることが得意です。
そのため、会議で取ったメモをそのまま入力するだけでも、読みやすい文章へまとめてくれます。
たとえば、
- 話題ごとに整理する
- 決定事項だけを抜き出す
- 今後のタスクを一覧にする
- 読みやすい文章へ整える
といった作業を自動でサポートしてくれます。
「メモはあるけど、どうまとめればいいかわからない…」
そんなときにも役立ちます。
私はこんな場面でもChatGPTを活用しています
私はまだ仕事で議事録を作成する機会は多くありませんが、ブログ記事の構成を考えたり、情報を整理したりするときによくChatGPTを活用しています。
以前は記事の構成を考えるだけでもかなり時間がかかっていましたが、今ではChatGPTに一度整理してもらうことで、作業時間を短縮しながら自分らしい文章に仕上げられるようになりました。
文章を書いていると、「どこから説明すればわかりやすいかな？」と悩むことがよくあります。
そんなときにChatGPTへ相談すると、内容を整理したり、読みやすい順番に並べ替えてくれたりするので、とても助かっています。
議事録も「情報を整理して、相手にわかりやすく伝える」という点では同じなので、仕事でも十分活用できると感じています。
ChatGPTで議事録を作成する手順
実際の使い方はとても簡単です。
難しい操作は一切必要ありません。
会議のメモや文字起こしした内容をChatGPTへ入力するだけで、読みやすい議事録へ整理してもらえます。
ここでは、基本的な流れをご紹介しますね。
① 会議のメモを入力する
まずは、会議中に取ったメモや文字起こしした文章をChatGPTへ貼り付けます。
箇条書きでも問題ありません。
細かく整理されていなくても、ChatGPTが内容を読み取り、わかりやすくまとめてくれます。
たとえば、
- 営業資料を来週までに修正
- 田中さんが担当
- 新商品の打ち合わせは来月実施
- 次回会議は7月25日
このような簡単なメモでも十分です。
② 整理してほしい内容を伝える
メモを入力したら、どのような議事録にしたいかを伝えます。
たとえば、
- 読みやすく整理してください
- 決定事項をまとめてください
- タスクを担当者ごとに整理してください
- 箇条書きで作成してください
など、希望を伝えるだけで内容に合わせて整理してくれます。
指示が具体的なほど、自分が求める議事録に近づきやすいです。
例えば、「決定事項だけを箇条書きにしてください」や「担当者ごとに整理してください」といったように伝えると、よりイメージに近い議事録を作成してくれます。
③ ChatGPTに議事録として整理してもらう
メモと希望を入力したら、ChatGPTが議事録として整理してくれます。
たとえば、次のようにお願いするとスムーズです。
以下は会議のメモです。
議事録として整理してください。
- 決定事項
- 担当者
- 今後のタスク
- 次回会議の日程
が分かるように、読みやすくまとめてください。
このように具体的に伝えるだけで、会議内容を整理した見やすい議事録を作成してくれます。
最初から完璧な文章を入力する必要はありません。
箇条書きのメモでも十分活用できます。
ChatGPTは音声から議事録も作成できる？
会議を録音した音声データがある場合は、その内容をもとに議事録を作成することもできます。
ChatGPTのアプリやプランによっては、音声入力や文字起こし機能を利用できる場合があります。
録音した内容をテキスト化して、そのまま議事録として整理してもらうことも可能です。
また、すでに文字起こしされたテキストがある場合は、その内容をChatGPTへ貼り付けるだけでも、
- 決定事項
- 担当者
- 今後のタスク
- 次回までの予定
などを整理した読みやすい議事録へまとめてもらえます。
私はまだ音声から議事録を作成したことはありませんが、文字起こしした内容を整理する用途でも十分活用できそうだと感じています。
ChatGPTで議事録を作成するメリット
ChatGPTを活用すると、議事録作成がぐっとラクになります。
私が特に便利だと感じるメリットはこちらです。
① 作業時間を短縮できる
一番のメリットは、議事録をまとめる時間を短縮できることです。
メモを整理する時間が減るので、ほかの業務に時間を使えるようになりますよ。
② 読みやすい文章になる
箇条書きだけだったメモも、誰が読んでもわかりやすい文章へ整理してくれます。
社内で共有する資料としても使いやすくなるでしょう。
③ 抜け漏れを確認しやすい
決定事項や担当者、今後のタスクを項目ごとに整理できるので、「あれ、何をするんだっけ？」という確認もしやすくなります。
ChatGPTで議事録を作成するときの注意点
便利なChatGPTですが、そのまま議事録として提出するのはおすすめできません。
AIが内容を勘違いしたり、細かなニュアンスが変わってしまったりすることもあるためです。
私はChatGPTで文章を作成するときも、必ず最後に内容を読み返しています。
特に、
- 日付や時間
- 人名や会社名
- 数字
- 決定事項
は、間違いがないか確認するようにしましょう。
また、会社の機密情報や個人情報を入力する際は、勤務先のルールや情報管理の方針を確認してから利用することが大切です。
よくある質問
無料版でも議事録は作成できますか？
はい、無料版でも議事録の作成をサポートしてもらえます。
私も最初は無料版を使いながら、文章作成や情報整理に活用していました。
音声データから議事録を作れますか？
音声入力や文字起こし機能が利用できる環境であれば、音声をテキスト化して、その内容を議事録として整理できます。
また、文字起こし済みのテキストをChatGPTへ貼り付ける方法でも十分活用できます。
ChatGPTだけで議事録を完成させても大丈夫ですか？
基本的には、最後に自分で内容を確認することをおすすめします。
AIはとても便利ですが、事実と異なる内容が含まれる場合もあるので、最終確認は必ず人が行うようにしましょう。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
会議のメモや文字起こしした内容を整理するだけでも、読みやすい議事録へまとめてくれるので、仕事の効率化にもつながります。
もちろん、最終確認は自分で行う必要がありますが、ゼロから議事録を作るよりも負担を減らせるのは大きなメリットです。
まずは簡単な会議メモから試してみて、ChatGPTの便利さをぜひ体感してみてくださいね。
